회계 결산 시 채권·채무 조회서: 발송 시기, 방법, 양식, 해외 업체 대응까지

회계 결산에서 채권·채무 조회서는 거래처와의 매출채권 및 매입채무 잔액을 확인하는 데 필수적인 항목입니다. 특히 해외 업체와 거래하는 경우에도 동일한 절차를 통해 신뢰도 높은 재무제표를 작성할 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 채권·채무 조회서의 발송 시기, 방법, 해외 업체에 대한 대응, 그리고 이를 체계적으로 준비하기 위한 업체 리스트 작성 양식까지 자세히 작성하였습니다.
 

● 해외 업체에도 채권·채무 조회서를 보내야 할까?

결론부터 말하자면, 해외 업체에도 채권·채무 조회서를 발송하는 것이 권장됩니다.
다만, 해외 업체는 다음 사항을 고려해야 합니다.

1. 언어 대응:
   • 영어 또는 해당 국가의 언어로 작성된 조회서를 준비합니다.
   • 주요 내용을 간결히 작성하고 전문적인 문구를 사용해 신뢰를 높이세요.
2. 시간 차이:
   • 해외 업체는 시간 차이로 인해 응답 속도가 늦을 수 있으니 충분히 여유 있는 회신 기한을 설정합니다.
3. 발송 방법:
   • 이메일: 해외 업체와의 주요 커뮤니케이션 수단으로 가장 추천됩니다.
   • 우편: 계약서 등 공식 문서를 첨부해야 할 경우 활용합니다.
4. 필요 시 전화 확인:
   • 큰 잔액 차이가 발생하거나 중요한 거래처일 경우, 직접 전화로 확인 후 추가 자료를 요청합니다.

● 채권·채무 조회서 발송 전 준비: 업체 리스트 작성

조회서를 발송하기 위해서는 거래처 리스트를 먼저 작성해야 합니다.
아래는 업체 리스트 작성 양식입니다.

보통 회계 감사를 진행하는 경우,
감사인에게 아래 채권채무가 있는 업체 리스트를 작성하여 송부하면 금액 중요성이 높은 항목들 중 랜덤으로 샘플링합니다. 이후 해당 업체에 보낼 채권채무조회서를 감사인에게 전달하면 감사인이 직접 업체에 송부하는 방식으로 진행되고 있습니다.

거래처명	구분	국내/ 해외	매출채권 잔액	매입채무 잔액	담당자명	연락처	이메일
(예: 에이비씨 주식회사)	매출채권 거래처	국내	10,000,000 원	-	홍길동	010-1234-5678	aaaa@abc.com
(예: ABC Inc.)	매입채무 거래처	해외	-	15,000 USD	John Smith	+1-555-123-4567	hgda@abc.com

 
 

● 채권·채무 조회서 작성 양식 (해외 포함)

영문 채권·채무 조회서 샘플: (해외의 경우, 회수율이 좋지 못해 금액 중요성이 없는 경우에는 별도 발송하지 않기도 합니다.)

주의사항:

• 외화 표기: 모든 금액은 해당 거래의 외화 단위로 표기합니다.
• 첨부 자료: 거래 내역서나 송장을 추가로 첨부하면 회신 속도를 높일 수 있습니다.

한글 채권·채무 조회서 샘플:

 
 

● 채권·채무 조회서 발송 실무 팁

1. 리스트 정리부터 시작: 거래처별 채권·채무 잔액을 미리 정리하고 확인해야 발송 오류를 줄일 수 있습니다.
2. 회신 기한 명확히 설정: 해외 업체의 경우 최소 2주 이상의 여유를 두는 것이 좋습니다.
3. 잔액 불일치 시 후속 조치: 회신된 잔액이 다를 경우, 추가적으로 거래 내역을 대조하고 필요한 조정을 수행합니다.